Fatture nel cassetto fiscale: come consultare le fatture elettroniche

Le fatture elettroniche che hai emesso e ricevuto si consultano nel portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate, che si apre dalla stessa area riservata del cassetto fiscale. Si accede con SPID, CIE o CNS, si apre la sezione di consultazione e da lì si vede ogni fattura, con la possibilità di scaricare il file originale. I file restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo alla loro ricezione da parte del Sistema di Interscambio, quindi chi vuole conservarli più a lungo deve pensarci per tempo.

Le fatture nel cassetto fiscale e nel portale Fatture e Corrispettivi

Chi le cerca nel cassetto spesso non le trova, ed è normale. Il cassetto fiscale e il portale Fatture e Corrispettivi sono due servizi diversi dentro la stessa area riservata. Il cassetto fiscale raccoglie anagrafica, dichiarazioni, Certificazioni Uniche, versamenti, rimborsi e comunicazioni dell'Agenzia. Le fatture elettroniche si trovano invece in Fatture e Corrispettivi, il portale da cui passano tutti i file inviati al Sistema di Interscambio, cioè il canale dell'Agenzia delle Entrate che riceve le fatture dal fornitore e le recapita al cliente.

Nel portale trovi:

• le fatture emesse, cioè quelle che hai inviato ai tuoi clienti;

• le fatture ricevute dai fornitori, comprese quelle che non ti sono arrivate per un problema di recapito;

• le fatture che risultano messe a disposizione, per esempio quando il fornitore non aveva il tuo codice destinatario;

• le ricevute del Sistema di Interscambio, che dicono se una fattura è stata consegnata o scartata.

Come consultare le fatture elettroniche, passo per passo

La procedura è la stessa per un'impresa e per un professionista con partita IVA, come descrive la guida dell'Agenzia alla consultazione.

1. Accedi all'area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS.

2. Apri Fatture e Corrispettivi e scegli per conto di chi operi: te stesso, la tua società o un cliente che ti ha delegato.

3. Vai in Consultazione, alla voce dedicata alle fatture elettroniche e agli altri dati IVA.

4. Scegli se vedere le fatture emesse o ricevute e imposta il periodo di ricerca.

5. Apri il dettaglio con l'icona della lente d'ingrandimento: vedi i dati della fattura e le ricevute del Sistema di Interscambio.

6. Scarica il file originale, in formato XML o p7m, oppure la versione leggibile della fattura.

Oggi la consultazione non richiede più un'adesione preventiva. Il provvedimento dell'Agenzia del 24 novembre 2022, modificato nel 2024, ha superato la vecchia regola del 2018 e offre il servizio a tutti. L'adesione resta invece necessaria per il servizio di conservazione.

Come vedono le fatture elettroniche i privati

Anche chi non ha partita IVA può vedere le fatture ricevute, per esempio quelle dell'elettricista o del dentista. Si entra nell'area riservata con SPID, CIE o CNS e si apre la sezione di consultazione delle fatture elettroniche.

Ci sono tre cose da sapere, tutte scritte nelle domande frequenti dell'Agenzia:

• il privato non deve avere una PEC né un codice destinatario;

• il servizio non si può delegare a un intermediario, per un accordo con il Garante della privacy, quindi il privato vi accede solo in prima persona;

• la copia che il fornitore ti consegna, in PDF o su carta, è valida e non devi fare altro: l'originale resta comunque nella tua area riservata.

Fino a quando restano disponibili le fatture elettroniche

I file delle fatture si possono consultare e scaricare fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello in cui il Sistema di Interscambio li ha ricevuti. Una fattura del marzo 2026, per esempio, resta scaricabile fino al 31 dicembre 2028. Dopo quella data nel portale restano solo i dati principali della fattura, fino all'ottavo anno, però non il file.

Una fattura però va conservata per dieci anni, e l'Agenzia offre per questo un servizio gratuito. Con il servizio di conservazione elettronica, a cui si aderisce nello stesso portale, le fatture sono conservate per quindici anni, anche dopo la chiusura della partita IVA, e non serve la firma digitale. Aderendo si recuperano anche le fatture passate, fino al 1° gennaio del secondo anno precedente all'adesione. Se non hai ancora un sistema di conservazione, aderire al servizio gratuito è la prima cosa da fare dopo aver letto questa guida.

Come aprire un file XML o p7m e vederlo in PDF

La fattura elettronica è un file XML, un formato strutturato, pensato per i programmi di gestione. Lo trovi in due versioni:

• .xml, il file semplice o firmato con firma XAdES;

• .xml.p7m, il file chiuso in una busta di firma digitale CAdES, che va aperta prima di leggere il contenuto.

Tra imprese e verso i consumatori il Sistema di Interscambio accetta anche fatture non firmate, mentre verso la pubblica amministrazione la firma è obbligatoria, come spiega FatturaPA.

Per vedere il contenuto in forma leggibile hai tre strade gratuite:

1. Il portale dell'Agenzia. Il dettaglio aperto con la lente mostra già i dati della fattura in chiaro, e la procedura per creare le fatture permette di importare un file XML e visualizzarlo o stamparlo in PDF.

2. I fogli di stile ufficiali. Il sito FatturaPA pubblica i fogli di stile che trasformano il file XML in una pagina leggibile, uno per le fatture fra privati e uno per quelle verso la pubblica amministrazione.

3. Il programma di firma digitale. Per aprire un file p7m serve un programma che legga la busta di firma, come quello che accompagna il dispositivo di firma digitale. Il servizio pubblico di AgID verifica la validità della firma e non mostra il contenuto, come precisa l'Agenzia delle Entrate.

Anche il software di fatturazione che usi per emettere le fatture di solito legge quelle ricevute. Ai fini della contabilità fa fede il file XML.

I programmi gratuiti dell'Agenzia servono a leggere le fatture?

Solo in parte. L'Agenzia offre due strumenti gratuiti oltre al portale, descritti nella guida alla fatturazione elettronica: un software da installare sul computer e l'app FatturAE per smartphone e tablet. Il software per PC serve a preparare le fatture anche senza connessione, che poi si trasmettono dal portale, mentre l'app permette di prepararle e di inviarle al Sistema di Interscambio. Per consultare le fatture ricevute resta quindi il portale Fatture e Corrispettivi, oppure il programma gestionale che usi per la contabilità.

Che cosa fare se una fattura non compare

Una fattura esiste dal momento in cui il fornitore la trasmette al Sistema di Interscambio. Se il recapito non riesce, per esempio perché la tua casella PEC è piena, il Sistema la mette comunque a disposizione nella tua area riservata, e il fornitore riceve una ricevuta che lo dice. Quindi, se mancano fatture nel cassetto fiscale o nel portale, conviene controllare prima fra quelle messe a disposizione e poi chiedere al fornitore la ricevuta del Sistema di Interscambio. Se il fornitore non l'ha mai trasmessa, per il fisco quella fattura non è stata emessa.

Per un'impresa l'IVA di una fattura ricevuta diventa detraibile dal momento in cui ne prendi visione, e per questo il controllo periodico delle fatture ricevute conviene a chiunque abbia una partita IVA. Da gennaio 2024 la fattura elettronica è obbligatoria anche per chi è nel regime forfettario, come ha ricordato l'Agenzia nella circolare 32/E del 2023.

Le fatture elettroniche lette dal tuo commercialista Ancora

Con una delega il commercialista Ancora che segue la tua contabilità consulta e scarica le fatture dal cassetto fiscale al posto tuo, le abbina ai pagamenti e ti segnala quelle che mancano.

Dal dicembre 2025 la delega passa dalla delega unica dell'Agenzia delle Entrate, un solo modello con cui scegli quali servizi online affidare al commercialista, fra cui quelli del portale Fatture e Corrispettivi. Puoi delegarli tutti o solo alcuni. La firmi su carta, con un documento d'identità, oppure in formato elettronico con firma digitale, e il commercialista comunica i dati all'Agenzia. Secondo la pagina dell'Agenzia sulla delega unica, puoi delegare al massimo due intermediari e la delega scade il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello in cui l'hai firmata, salvo revoca. I privati senza partita IVA, come detto sopra, non possono delegare la consultazione delle proprie fatture. È il modo più semplice per non scoprire a fine trimestre una fattura che non avevi visto. Se vuoi affidarci questa parte, parlaci della tua azienda.